Comment collaborer des documents à l’aide d’ONLYOFFICE Workspace

Si vous souhaitez créer un espace de travail collaboratif sur votre serveur Linux, les options les plus évidentes peuvent être Nextcloud, ownCloud et Seafile. Ces solutions vous permettent de stocker et de partager des fichiers en un seul endroit et offrent des capacités de synchronisation de fichiers.

Cependant, si vous souhaitez non seulement conserver des fichiers, mais aussi avoir besoin d’une fonctionnalité de collaboration de documents, c’est une bonne idée de porter votre attention sur ONLYOFFICE Workspace. Cette plate-forme de groupware est conçue à la fois pour la gestion et la co-édition de documents en ligne.

Dans ce guide, vous apprendrez comment installer ONLYOFFICE Workspace et comment cette solution facilite la collaboration en temps réel.

Qu’est-ce que ONLYOFFICE Workspace ?

ONLYOFFICE Workspace est une plate-forme collaborative open-source qui est livrée avec une suite bureautique en ligne appelée ONLYOFFICE Docs pour les documents texte, les feuilles de calcul, les formulaires à remplir et les présentations, ainsi qu’un ensemble de diverses applications de productivité.

La solution vous permet de créer un environnement virtuel sécurisé où vous pouvez stocker tous vos fichiers et collaborer sur des documents en temps réel. De plus, ONLYIOFFICE Workspace fournit des fonctionnalités de gestion de projet, de calendrier, de relations avec les clients, de gestion des e-mails, de communication en ligne et de réseautage social avec des blogs, des forums et des forums d’actualités.

ONLYOFFICE Workspace est un outil logiciel auto-hébergé qui peut être mis en œuvre sur site. Il existe également une version SaaS avec différents plans tarifaires, dont un pour les équipes ne dépassant pas 5 personnes.

Configuration système recommandée

Avant de commencer le processus d’installation, assurez-vous que votre système est conforme aux exigences suivantes :

Processeur : processeur double cœur 2 GHz ou supérieur.
RAM : au moins 6 Go.
Disque dur : 40 Go d’espace libre.
Permutation : au moins 6 Go.
Système d’exploitation : distribution Linux AMD64 avec noyau v3.10 ou version ultérieure.

Installation de ONLYOFFICE Workspace Community Edition

Dans ce guide, nous allons installer ONLYOFFICE Workspace Community Edition, qui est une version gratuite du logiciel qui est plus que suffisante pour une utilisation régulière.

Si vous avez besoin d’un support technique professionnel et d’un accès aux éditeurs Web mobiles ONLYOFFICE, vous pouvez opter pour une version commerciale. Néanmoins, c’est à vous de vous décider.

Le processus d’installation est assez simple et nécessite que vous suiviez une série d’étapes. Commençons !

Étape 1. Obtenez le script d’installation de ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Workspace est équipé d’un script d’installation pour les systèmes d’exploitation basés sur Linux avec Docker. Le script configure automatiquement les conteneurs Docker avec tous les composants requis.

Tout d’abord, vous devez télécharger le fichier de script en exécutant la commande wget suivante :

$ wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

Après avoir obtenu le script, passez au processus d’installation.

Étape 2 : Installer ONLYOFFICE Workspace

Toutes les actions d’installation ci-dessous doivent être effectuées avec les droits root. Pour installer tous les composants requis de ONLYOFFICE Workspace, entrez ceci :

$ bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

Ici, « yourdomain.com » est votre domaine qui sera utilisé pour le module ONLYOFFICE Mail. Si vous ne souhaitez pas que le composant Mail soit installé, exécutez ceci :

$ bash workspace-install.sh -ims false

Le script d’installation vérifiera la disponibilité de Docker sur votre appareil et sa version. Si le service Docker n’est pas présent ou si sa version ne correspond pas aux exigences minimales, le script l’installera ou le mettra à jour automatiquement.

Vérifiez la liste de tous les paramètres disponibles avec cette commande :

$ bash workspace-install.sh -h

Étape 3 : Vérifiez si ONLYOFFICE Workspace fonctionne correctement

Après l’installation, vous devez vous assurer que tous les composants de ONLYOFFICE Workspace fonctionnent comme prévu. Ouvrez votre navigateur Web et entrez l’adresse IP de votre ordinateur sur le réseau local. N’entrez pas localhost ou 127.0.0.1 dans la barre d’adresse.

Félicitations! ONLYOFFICE Workspace doit être en cours d’exécution, ce qui indique une installation réussie.

Conservez tous vos fichiers ensemble

Tous vos fichiers sont stockés dans le module Documents. Vous avez le droit de créer des dossiers et des sous-dossiers pour une meilleure gestion des documents, de copier et de déplacer les fichiers, de modifier leurs noms, de les marquer comme favoris pour un accès facile et même de les supprimer.

Pour votre commodité, vous pouvez connecter des solutions de stockage tierces, telles que Nextcloud, ownCloud, OneDrive, Google Drive, kDrive et d’autres à l’aide du protocole WebDAV. De cette façon, vous pouvez créer un environnement unique pour tous vos fichiers.

ONLYOFFICE Workspace est équipé d’un lecteur multimédia, de sorte que vous pouvez facilement ouvrir et lire presque tous les fichiers audio et vidéo grâce à la prise en charge de tous les formats populaires, y compris MPG et AVI, MPEG, MP3, WEBP, etc.

Il y a plus que cela. Vous pouvez également stocker vos photos et images dans le module Documents car il prend en charge BMP, JPG, JPEG, PNG, TIF et GIF. Une autre fonctionnalité utile est la possibilité d’ouvrir et d’afficher des fichiers PDF, DjVu et XPS.

La visionneuse intégrée est facile à utiliser et fournit une barre de navigation avec des vignettes de page. De plus, vous pouvez même stocker des livres électroniques, car les formats EPUB et FB2 sont pris en charge par le logiciel.

Étape 4 : Partager et collaborer sur des documents

En ce qui concerne la collaboration documentaire, ONLYOFFICE Workspace permet de partager des documents texte, des feuilles de calcul, des formulaires à remplir et des présentations avec d’autres utilisateurs pour une co-création en temps réel.

Vous pouvez mettre vos fichiers à la disposition des utilisateurs internes du portail ONLYOFFICE. Il existe également une option pour partager des fichiers en externe, à l’aide d’un lien.

Lorsque vous partagez quelque chose, vous pouvez choisir l’autorisation d’accès requise :

Accès complet
Révision
Commentaire
Lecture seule
Refuser l’accès

De plus, il existe des autorisations d’accès spéciales : remplissage de formulaires pour les formulaires à remplir et filtre personnalisé pour les feuilles de calcul.

À partir de la version 12.0, la plateforme collaborative ONLYOFFICE permet un partage plus flexible grâce à de nouveaux paramètres avancés :

Impossible d’imprimer, de télécharger ou de copier des fichiers (pour les autorisations Lecture seule et Commentaire).
Impossible de modifier les paramètres de partage (pour l’autorisation Accès complet).

Après avoir partagé un fichier, vous pouvez démarrer le processus de collaboration et profiter de la fonctionnalité de co-création d’ONLYOFFICE Workspace. Par exemple, vous pouvez :

Activez l’un des deux modes de co-édition, Rapide ou Strict, avec la possibilité de passer de l’un à l’autre à tout moment.
Acceptez et refusez les modifications apportées par d’autres personnes à l’aide de la fonction Suivi des modifications.
Restaurez n’importe quelle version du fichier à l’aide de l’historique des versions.
Répondez aux commentaires des autres utilisateurs et laissez les vôtres.
Attirez l’attention d’un co-auteur en particulier en le taguant dans les commentaires.
Comparez différentes versions d’un même document en temps réel.
Envoyez des messages texte dans le chat intégré.
Discutez avec d’autres personnes via le plugin Telegram.
Passez de l’audio et des appels de haute qualité à l’aide du plugin Jitsi.

ONLYOFFICE Workspace v12.0 vous permet également de travailler avec d’autres utilisateurs sur des serveurs Web distants à partir de clients WebDAV, ce qui permet de co-éditer des documents et de gérer des fichiers.

Étape 5 : Travailler avec des documents dans d’autres modules

Dans ONLYOFFICE Workspace, le module Documents est étroitement intégré à d’autres modules, ce qui vous permet de faciliter les choses et d’augmenter votre productivité.

Si vous travaillez avec des projets dans le module Projets, vous pouvez joindre directement les documents requis stockés dans le module Documents. Il vous suffit de créer une tâche ou une discussion dans un projet et d’ajouter les documents dont vous avez besoin pour mener à bien votre réalisation.

Si vous configurez le serveur de messagerie ONLYOFFICE, vous aurez la possibilité de joindre des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires à remplir à vos e-mails. Une autre fonctionnalité utile est la possibilité d’envoyer des fichiers directement par e-mail à l’aide du menu contextuel du module Documents, ce qui permet dans certains cas de gagner du temps.

Outre les modules Projets et Courrier, le module Documents est également connecté au système CRM intégré où vous pouvez joindre des fichiers aux profils clients.

Conclusion

En utilisant ONLYOFFICE Workspace, vous pouvez facilement créer un bureau collaboratif entièrement fonctionnel avec des fonctionnalités de collaboration et de gestion de documents sur votre serveur Linux. La meilleure nouvelle, c’est que tout cela peut être fait gratuitement, grâce à la disponibilité de l’édition communautaire gratuite.